Auftragsbestätigung Elektriker: Vorlage

Ein Kunde ruft dich an, ihr vereinbart Termin und Preis am Telefon, und du legst los. Wochen später weiß keiner mehr genau, was eigentlich vereinbart war. Genau dafür gibt es die Auftragsbestätigung: den schriftlichen Beleg, der Leistung, Preis und Termin festhält, bevor du Material bestellst oder den Auftrag im Kalender einträgst. Hier liest du, was als Elektriker reingehört, wie sich das von einer Rechnung unterscheidet, und wie so eine Bestätigung an einem konkreten Auftrag aussieht.

Brauchst du als Elektriker eine Auftragsbestätigung, und was muss rein?

Eine gesetzliche Pflicht dafür gibt es nicht. Praktisch ist die Auftragsbestätigung aber dein wichtigster schriftlicher Beleg, wenn ein Kunde dich nur anruft oder anspricht. Sie hält Leistung, Preis, Termin und Zahlungsbedingungen fest, bevor du loslegst.

Viele Aufträge im Elektro-Alltag laufen genau so ab: Der Kunde ruft an, ihr sprecht Termin und ungefähren Preis durch, du kommst vorbei. Kein förmliches Angebot vorher, keine Unterschrift. Die Auftragsbestätigung ist in diesem Fall der einzige schriftliche Beleg, den es vor der Rechnung überhaupt gibt. Schick sie als kurze E-Mail direkt nach dem Telefonat raus, dann ist für beide Seiten klar, worauf ihr euch geeinigt habt.

Ist dem Auftrag ein schriftliches Angebot vorausgegangen, bestätigt die Auftragsbestätigung stattdessen die Annahme dieses Angebots. Rechtlich kommt der Vertrag schon mit der Annahme zustande (§ 861 ABGB), nicht erst mit der schriftlichen Bestätigung. Wie das im Detail funktioniert, erklären wir ausführlich im Artikel zum Angebot schreiben als Elektriker.

Ist eine Auftragsbestätigung dasselbe wie eine Rechnung?

Nein, eine Auftragsbestätigung ist keine Rechnung. Im Sinn des Umsatzsteuergesetzes löst sie keine Steuerschuld aus und braucht weder Rechnungsnummer noch UID-Angabe.

Eine Rechnung nach § 11 UStG 1994 entsteht erst, wenn du die Leistung erbracht hast, und muss bestimmte Pflichtangaben tragen: fortlaufende Rechnungsnummer, deine UID, Leistungszeitraum, Entgelt und Steuerbetrag getrennt nach Steuersätzen (WKO). Die Auftragsbestätigung kommt zeitlich davor. Sie bestätigt nur, was vereinbart wurde: Leistung, Preis, Termin. Nichts davon ist eine Rechnungsangabe im steuerlichen Sinn.

Für dich als Elektriker heißt das: Du kannst eine Auftragsbestätigung formlos halten, ganz ohne die Formalitäten einer Rechnung. Die eigentliche Rechnung folgt erst nach der Fertigstellung. Wie du sie richtig aufbaust, wenn es mehrere Termine oder Teilrechnungen gab, liest du im Artikel zur Schlussrechnung für Elektriker.

Was gehört in eine Auftragsbestätigung rein? Checkliste.

Bezug, Leistung, Preis mit USt, Termin und Zahlungsbedingungen. Dazu deine Kontaktdaten und das Datum. Die Leistungsbeschreibung bleibt deckungsgleich mit dem, was vereinbart wurde.

Konkret gehört rein:

Bezug auf die Anfrage oder das vorausgegangene Angebot (Datum, Auftragsnummer)
Leistungsbeschreibung, deckungsgleich mit dem, was vereinbart wurde
Preis netto, USt-Satz, Preis brutto
vereinbarter Ausführungs- oder Liefertermin
Zahlungsbedingungen (Anzahlung, Zahlungsziel)
Name und Anschrift deines Betriebs bzw. Standort deiner Gewerbeberechtigung
Datum der Bestätigung

Die Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger, also gelten dieselben Pflichtangaben wie bei Angebot oder Rechnung. Bist du im Firmenbuch eingetragen, gehören Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht rein (§ 14 UGB). Bist du als Einzelunternehmer nicht eingetragen, reichen dein Name und der Standort deiner Gewerbeberechtigung (§ 63 GewO 1994). Einen praxisnahen Überblick gibt die WKO-Seite zu Angaben auf Geschäftspapieren.

Checkliste für die Auftragsbestätigung: Bezug auf Anfrage oder Angebot, Leistungsbeschreibung deckungsgleich mit dem Angebot, Preis netto und brutto mit gesondertem USt-Satz, Ausführungstermin, Zahlungsbedingungen, Name und Betriebsdaten laut § 14 UGB bzw. § 63 GewO, Datum der Bestätigung.

Was passiert, wenn deine Auftragsbestätigung vom Angebot abweicht?

Eine abweichende Auftragsbestätigung gilt als neues Angebot. Sie ist keine Annahme mehr. Nur unter Unternehmern gibt es dazu eine Sonderregel, gegenüber Privatkunden nicht.

Stimmen Angebot und Auftragsbestätigung nicht überein, etwa weil du nachträglich einen höheren Preis oder einen anderen Liefertermin hineinschreibst, ist das rechtlich keine einfache Bestätigung mehr, sondern ein neuer Antrag. Der Kunde müsste diesen erst wieder annehmen, damit ein Vertrag zu den neuen Bedingungen zustande kommt.

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gibt es dazu eine Sonderregel aus dem Handelsbrauch, das sogenannte kaufmännische Bestätigungsschreiben: Widerspricht der Empfänger einer abweichenden Bestätigung nicht unverzüglich, kann ihr Inhalt unter Umständen als vereinbart gelten. Diese Regel stützt sich in Österreich auf die Gebräuche im Geschäftsverkehr nach § 346 UGB, ist aber enger gefasst als in Deutschland und hängt stark vom Einzelfall ab.

Gegenüber Privatkunden gilt diese Sonderregel nicht. § 346 UGB gilt ausdrücklich nur unter Unternehmern, und bloßes Schweigen ist nach § 863 ABGB grundsätzlich keine Zustimmung. Ein Konsument, der auf eine abweichende Auftragsbestätigung nicht reagiert, stimmt damit nicht automatisch der Abweichung zu.

Wichtig zu wissen

Halte deine Auftragsbestätigung deckungsgleich mit dem Angebot. Zeigt sich beim Aufmaß ein größerer Aufwand, kennzeichne das ausdrücklich als Änderung und lass dir die neue Vereinbarung bestätigen, statt sie stillschweigend hineinzuschreiben.

Vergleich: Weicht die Auftragsbestätigung vom Angebot ab, kann bei Firmenkunden (B2B) Schweigen nach § 346 UGB als Zustimmung gelten; bei Privatkunden (B2C) ist Schweigen nach § 863 ABGB keine Zustimmung, die Abweichung braucht ausdrückliche Zustimmung.

Muss eine Auftragsbestätigung schriftlich sein?

Nein, eine Auftragsbestätigung ist formfrei. Schriftlich, auch nur per E-Mail, ist aus Beweisgründen aber die sicherere Wahl. Eine Unterschrift brauchst du dafür nicht.

Anders als beim Angebot, das du dir mit deiner Unterschrift zurechenbar machst, reicht bei der Auftragsbestätigung eine formlose E-Mail völlig aus. Wichtig ist nur, dass sie existiert. Ein Telefonat allein lässt sich im Streitfall schwer beweisen. Eine E-Mail mit Datum, Leistung und Preis dagegen schon.

Profi-Tipp

Schick die Auftragsbestätigung direkt nach dem Kundengespräch raus, am besten noch vom Auto oder von der Baustelle aus. Je länger du wartest, desto wahrscheinlicher wird ein Missverständnis über Preis oder Termin.

Auftragsbestätigung als Elektriker: Wie sieht das konkret aus?

Sieben Zeilen reichen: Bezug, Leistung, Preis, Termin, Zahlungsziel. Kurz und ohne Umschweife, mit gesondertem USt-Ausweis.

Nimm denselben Auftrag wie im Angebot-Beispiel: Verteiler-Sanierung inkl. FI-Tausch, Einfamilienhaus. So könnte die Auftragsbestätigung aussehen:

Bezug: Anfrage vom 12.07.2026, unser Angebot vom 15.07.2026
Leistung: Verteiler-Sanierung inkl. FI-Tausch (neuer Verteiler, FI/LS-Schalter, Kleinmaterial, 6 Regiestunden à 65 €, Anfahrt)
Preis netto: 905 €
zzgl. 20 % USt: 181 €
Preis brutto: 1.086 €
Ausführungstermin: 22.08.2026
Zahlungsziel: 14 Tage netto nach Rechnungslegung

Die Zahlen sind frei gewählt, das Prinzip bleibt bei jedem Auftrag gleich: Bezug auf Angebot oder Anfrage, Leistung so konkret wie im Angebot, Preis mit gesondertem USt-Ausweis, Termin und Zahlungsbedingungen. Mehr braucht eine Auftragsbestätigung nicht.

Was tun, wenn der Kunde nach der Auftragsbestätigung storniert oder nicht zahlt?

Storniert der Kunde, steht dir oft trotzdem das Entgelt zu. Zahlt er nach Rechnungslegung nicht, bleibt dir der Weg über Mahnung und, wenn nötig, gerichtliche Durchsetzung.

Sobald ein Auftrag bestätigt ist, hast du meist schon disponiert: Material bestellt, den Termin freigehalten, vielleicht andere Aufträge abgelehnt. Storniert der Kunde, greift § 1168 ABGB: Warst du leistungsbereit und scheitert die Ausführung an Umständen auf Seite des Kunden, behältst du grundsätzlich den Anspruch auf das vereinbarte Entgelt. Anrechnen lassen musst du dir, was du dir durch die entfallene Arbeit ersparst oder in der frei gewordenen Zeit anderweitig verdienst. Wie viel am Ende bleibt, hängt also vom Einzelfall ab.

Bleibt die Rechnung nach Fertigstellung unbezahlt, ist der nächste Schritt eine schriftliche Mahnung. Wie du sie aufsetzt, damit sie wirkt statt nur zu drohen, zeigen wir im eigenen Artikel zum Mahnung schreiben als Elektriker.

Kurz & praktisch

Auftragsbestätigung immer schriftlich, auch wenn nur per E-Mail

Leistungsbeschreibung deckungsgleich mit dem Angebot halten

Abweichungen vom Angebot ausdrücklich kennzeichnen, nicht stillschweigend ändern

Auftragsbestätigung ist keine Rechnung und braucht keine UStG-Pflichtangaben

Bei mündlich vereinbarten Aufträgen ist sie oft der einzige schriftliche Beleg vor der Rechnung

Eine Auftragsbestätigung ist kein bürokratischer Zusatzschritt, sondern der kürzeste Weg, Missverständnisse zu vermeiden, bevor du Material bestellst oder auf die Baustelle fährst. Stand: Juli 2026, die zitierten Paragrafen prüfst du im Zweifel direkt im RIS. Ob Angebot, Kostenvoranschlag oder Auftragsbestätigung im Einzelfall der richtige nächste Schritt ist, zeigen wir dir im Schwester-Artikel zur Kostenvoranschlag-Vorlage für Elektriker.

Ist der Auftrag erledigt, wird aus der Auftragsbestätigung die Rechnung, bei mehreren Terminen die Schlussrechnung. Wie du die richtig aufbaust, liest du im Artikel zur Schlussrechnung für Elektriker.