Mahnung schreiben als Elektriker: So geht's

Deine Rechnung ist raus, das Zahlungsziel verstrichen, und am Konto tut sich nichts. Jetzt fragst du dich: Musst du überhaupt mahnen, oder kannst du gleich zum Anwalt? Hier liest du, ab wann du als Elektriker mahnen solltest, wie viele Mahnstufen üblich sind, was in eine Mahnung reingehört und was du an Spesen und Zinsen draufschlagen darfst.

Muss ich als Elektriker überhaupt mahnen?

Nein, eine Mahnung ist keine gesetzliche Pflicht. Sie ist aber der übliche erste Schritt, bevor du zu schärferen Mitteln greifst.

Der Zahlungsverzug deines Kunden tritt automatisch ein, sobald das Zahlungsziel auf deiner Rechnung abgelaufen ist. Du brauchst dafür keine Mahnung. Laut WKO ist “eine Mahnung bei Zahlungsverzug des Schuldners nicht Voraussetzung für die gerichtliche Geltendmachung des Anspruchs”. Du dürftest theoretisch sofort klagen. In der Praxis macht das trotzdem kaum jemand: Eine Mahnung kostet dich nichts, gibt dem Kunden eine letzte Chance und liefert dir gleichzeitig eine schriftliche Dokumentation, falls es später doch vor Gericht geht.

Ab wann darfst du eine Mahnung schreiben?

Sobald das Zahlungsziel auf deiner Rechnung abgelaufen ist. Eine Wartefrist gibt es nicht.

Steht auf deiner Rechnung “zahlbar innerhalb von 14 Tagen”, ist der Kunde ab Tag 15 automatisch in Verzug. Rechtlich könntest du am selben Tag die erste Mahnung verschicken. In der Praxis geben viele Elektriker ein paar Werktage Kulanz, bevor die erste Erinnerung rausgeht, gerade bei Stammkunden, wo Zahlungen erfahrungsgemäß nur ein paar Tage später kommen. Wichtig ist nur: Diese Kulanzfrist ist eine freiwillige Entscheidung von dir, keine gesetzliche Vorgabe.

Wie viele Mahnstufen gibt es, und sind 3 Mahnungen Pflicht?

Nein, es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Mahnungen. Auch nicht drei.

Ein weit verbreiteter Irrglaube: Man müsse zuerst dreimal mahnen, bevor man Inkasso oder Klage einleiten darf. Laut konsumentenfragen.at ist “gesetzlich nicht vorgeschrieben, dass Sie ein- oder mehrmals gemahnt werden müssen, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden”. In der Praxis hat sich trotzdem ein dreistufiges Modell etabliert, weil es fair wirkt und dem Kunden mehrere Chancen gibt:

Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Drohung, meist ohne Spesen.
Mahnung: bestimmter Ton, konkrete neue Frist.
Letzte Mahnung: Fristsetzung plus Ankündigung, dass als Nächstes Inkasso oder Klage folgt.

Für die freundliche erste Stufe und die letzte Mahnung bietet die WKO fertige Vorlagen: Zahlungserinnerung und letzte Mahnung (dort aus Verbrauchersicht formuliert, für dich als Gläubiger drehst du die Perspektive einfach um).

Wichtig zu wissen

Du musst dich an kein festes Schema halten. Bei einem Kunden, der offensichtlich gar nicht zahlen will, kannst du auch nach der ersten Mahnung direkt zu Inkasso oder Klage übergehen.

Was muss in eine Mahnung rein? (mit Muster für die 1. Mahnung)

Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliche Fälligkeit, neue Frist und deine Bankverbindung. Ohne die fehlt der Mahnung jede Substanz.

Damit der Kunde sofort weiß, worum es geht und zahlen kann, gehören diese Angaben rein:

Rechnungsnummer und Rechnungs-/Leistungsdatum
Offener Betrag
Ursprüngliche Fälligkeit (das abgelaufene Zahlungsziel)
Neue, klar benannte Zahlungsfrist
Deine Bankverbindung (IBAN)

Die gemahnte Rechnung ist bei dir oft die Schlussrechnung nach Fertigstellung eines Auftrags. Achte schon beim Ausstellen darauf, dass Fälligkeit und Zahlungsziel eindeutig draufstehen, sonst wird die Mahnung später mühsam.

Muster: 1. Mahnung (Zahlungserinnerung)

Sehr geehrte/r [Name],

laut unseren Unterlagen ist die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € noch offen. Das Zahlungsziel war der [Datum]. Vermutlich haben Sie das übersehen. Wir bitten um Ausgleich bis spätestens [neues Datum] auf folgendes Konto: [IBAN].

Falls sich die Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es als gegenstandslos.

Freundliche Grüße, [Betrieb]

Wie formulierst du eine Mahnung richtig: freundlich oder bestimmt?

Die erste Mahnung bleibt freundlich. Ab der zweiten wird der Ton bestimmter und die Frist enger.

Bei der ersten Stufe reicht ein neutraler Hinweis, so wie im Muster oben. Niemand droht gleich bei der ersten Erinnerung. Ab der zweiten Mahnung darfst du klarer werden:

“Trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die Rechnung Nr. [Nummer] weiterhin offen. Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis [Datum]. Sollte der Betrag bis dahin nicht eingehen, sehen wir uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten.”

Wichtig: Kündige nur an, was du auch tatsächlich vorhast. Wenn du mit Inkasso drohst, dann leite es bei Fristablauf auch wirklich ein. Sonst verlierst du bei künftigen Mahnungen an Glaubwürdigkeit.

Darfst du Mahnspesen oder Mahngebühren verrechnen?

Bei Firmenkunden ja, pauschal 40 € ohne Nachweis. Bei Privatkunden nur in tatsächlich angemessener Höhe.

Für Geschäfte zwischen Unternehmern steht dir laut § 458 UGB ein Pauschalbetrag von 40 € für Betreibungskosten zu (die Kosten, die dir durchs Eintreiben der offenen Forderung entstehen, etwa Zeitaufwand oder Porto). Das gilt automatisch, ohne dass du einen konkreten Schaden oder ein Verschulden des Kunden nachweisen musst. Voraussetzung ist, dass dein Kunde ein Unternehmen oder eine Körperschaft öffentlichen Rechts ist.

Ist dein Kunde eine Privatperson, gibt es diese fixe Pauschale nicht. Mahnspesen dürfen dann nur in einem Ausmaß verrechnet werden, das deinem tatsächlichen, angemessenen Aufwand entspricht (§ 1333 Abs. 2 ABGB). Fantasiebeträge, die nichts mit deinem realen Aufwand zu tun haben, sind nicht durchsetzbar.

Eine fixe Euro-Obergrenze nennt das Gesetz dafür nicht. Der Maßstab ist laut § 1333 Abs. 2 ABGB der Ersatz der “notwendigen Kosten zweckentsprechender außergerichtlicher Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen”. Diese müssen aber “in einem angemessenen Verhältnis zur betriebenen Forderung stehen”. Verrechne also nur deinen tatsächlichen Aufwand, zum Beispiel Porto oder den Zeitaufwand für den Schriftverkehr, und staffle die Höhe nach der Höhe der offenen Rechnung.

Verzugszinsen: Was darfst du zusätzlich verlangen?

Bei Firmenkunden sind es 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Das ist deutlich mehr als die pauschalen 4 % bei Privatkunden.

Für Geschäfte zwischen Unternehmern gilt laut § 456 UGB ein gesetzlicher Verzugszinssatz von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Für die Verzugszinsen zählt dabei jeweils der Basiszinssatz, der am 1. Jänner beziehungsweise 1. Juli eines Jahres gilt, für das gesamte folgende Halbjahr. Der Basiszinssatz selbst richtet sich nach dem Leitzins der Europäischen Zentralbank und ändert sich nicht zu fixen Kalenderterminen, sondern wenn die EZB ihren Zinssatz ändert. Laut WKO ergab das bei einem Basiszinssatz von 1,53 % einen Verzugszinssatz von 10,73 % pro Jahr (Stand 19. Februar 2026). Dieser Wert ändert sich halbjährlich, den aktuellen Satz findest du direkt bei der WKO oder bei der Oesterreichischen Nationalbank.

Ist dein Kunde eine Privatperson, gilt stattdessen der allgemeine gesetzliche Zinssatz nach § 1000 ABGB: 4 % pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Was, wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt?

Dann bleiben dir Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren. Warte damit aber nicht zu lange.

Reagiert der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, kannst du ein Inkassobüro beauftragen oder direkt beim zuständigen Bezirksgericht ein gerichtliches Mahnverfahren (Antrag auf Zahlungsbefehl) einleiten. Viele Elektriker übersehen dabei einen Punkt: Deine eigenen Mahnungen unterbrechen die Verjährung deiner Forderung nicht. Das tut nur eine Klage oder ein Anerkenntnis des Kunden, er bestätigt dann schriftlich oder mündlich, dass die Schuld noch besteht. Mehr dazu im Artikel Wann verjährt eine Rechnung in Österreich?. Mahn also nicht endlos vor dich hin, ohne die Frist im Blick zu behalten. Sonst ist die Forderung irgendwann nicht mehr durchsetzbar, egal wie oft du gemahnt hast.

Gilt das auch bei offenen Akonto- oder Teilrechnungen?

Ja, auch eine offene Teilzahlung gerät in Verzug und kann gemahnt werden.

Wenn du bei größeren Aufträgen mit Akonto- oder Teilrechnungen arbeitest, gilt für jede einzelne Teilrechnung ihr eigenes Zahlungsziel. Bleibt eine Akontozahlung offen, während du am Projekt weiterarbeitest, kannst und solltest du auch dafür mahnen. Warte nicht, bis die Schlussrechnung raus ist und sich mehrere offene Beträge auftürmen.

Kurz & praktisch

Zahlungsziel auf jeder Rechnung klar ausweisen: das ist die Basis fürs Mahnen.

Ein paar Tage Kulanz sind üblich, aber keine Pflicht.

Mahnung freundlich und ohne Spesen, danach wird der Ton bestimmter.

Mahnspesen und Verzugszinsen nur in der gesetzlich gedeckten bzw. angemessenen Höhe verrechnen.

Verjährungsfrist im Blick behalten: Mahnen allein hält sie nicht auf.

Eine Mahnung ist kein Bürokratieakt, sondern dein einfachstes Werkzeug, um offenes Geld einzutreiben, bevor du zu Inkasso oder Klage greifen musst. Halt dich an klare Fristen, bleib beim Ton der jeweiligen Stufe konsequent, und verlier dabei die Verjährung deiner Forderung nicht aus den Augen.