Rechnung schreiben als Elektriker

Du kommst von der Baustelle, willst noch schnell die Rechnung raushauen, und dann fehlt eine Pflichtangabe oder du bist dir bei Leistungsdatum und UID-Grenze nicht sicher. Hier findest du in einem Artikel alles, was auf eine Elektriker-Rechnung in Österreich gehört: die Pflichtangaben, den Ablauf Schritt für Schritt und die Sonderfälle, die in der Praxis für Verwirrung sorgen.

Welche Rechnungsmerkmale muss eine Elektriker-Rechnung in Österreich haben?

Eine Elektriker-Rechnung braucht acht Rechnungsmerkmale. Name und Anschrift beider Parteien, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt je Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und deine UID-Nummer.

Diese Rechnungsmerkmale schreibt § 11 UStG 1994 für Rechnungen über 400 € brutto vor. Die WKO fasst sie so zusammen:

Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung (Material, Regiestunden, Anfahrt)
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
Entgelt, getrennt nach Steuersätzen
Steuersatz und Steuerbetrag, gesondert ausgewiesen
Ausstellungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
deine UID-Nummer
ab 10.000 € brutto zusätzlich die UID-Nummer deines Kunden (dazu unten mehr)

Bis 400 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit reduziertem Umfang: Name und Anschrift deines Betriebs, Leistungsbeschreibung und -datum, Entgelt und Steuerbetrag zusammengefasst, Steuersatz und Ausstellungsdatum. Name und Anschrift des Kunden brauchst du dabei nicht.

Seit 1.1.2025 gibt es eine zusätzliche Erleichterung: Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen generell nach den Kleinbetrags-Regeln ausstellen, unabhängig vom Rechnungsbetrag. Überschreitest du die Kleinunternehmergrenze, gilt die Vereinfachung wieder nur bis 400 € brutto.

Checkliste der acht Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG: Name und Anschrift, Menge und Bezeichnung, Leistungsdatum oder -zeitraum, Entgelt je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, UID-Nummer, ab 10.000 Euro zusätzlich die UID-Nummer des Kunden.

Wie schreibst du als Elektriker eine Rechnung Schritt für Schritt?

Erfasse Kundendaten, Leistung, Positionen, Steuersatz und Fälligkeit. In dieser Reihenfolge passen auch die Pflichtangaben von selbst.

Kundendaten erfassen – Name und Anschrift, bei Firmenkunden zusätzlich die UID-Nummer, falls der Auftrag über 10.000 € brutto geht.
Leistung beschreiben – was du gemacht hast, in verständlichen Worten (z. B. “Verteiler-Sanierung inkl. FI-Tausch”, nicht nur “diverse Arbeiten”).
Positionen auflisten – Material getrennt von Regiestunden und Anfahrt, jeweils mit Menge und Einzelpreis.
Leistungsdatum eintragen – der Tag oder Zeitraum, an dem du gearbeitet hast, nicht der Tag, an dem du die Rechnung schreibst.
Steuersatz anwenden – in der Regel 20 %, bei Sonderfällen wie Reverse Charge (dazu weiter unten) ohne Umsatzsteuer.
Fälligkeit festlegen – Zahlungsziel klar angeben, das ist auch für dein Mahnwesen später wichtig.

Profi-Tipp

Nummeriere deine Rechnungen fortlaufend und lückenlos, auch über Jahreswechsel hinweg. Eine Lücke in der Nummerierung ist einer der ersten Punkte, den eine Betriebsprüfung anschaut.

Was ist der Unterschied zwischen Leistungsdatum, Leistungszeitraum und Rechnungsdatum?

Das Leistungsdatum ist der Tag der Fertigstellung. Der Leistungszeitraum deckt mehrere Tage ab. Beide sind unabhängig vom Rechnungsdatum, dem Tag, an dem du die Rechnung ausstellst.

Viele Elektriker schreiben automatisch das Tagesdatum drauf, an dem sie die Rechnung tippen. Pflichtangabe ist aber das Leistungsdatum: der Tag, an dem die Arbeit fertig war. Ziehst du dich über mehrere Tage hin, etwa mit Fehlersuche, Nachbesserung und Abnahme, dann gibst du stattdessen den Leistungszeitraum an (“Leistungszeitraum 3.–24. Juni 2026”).

Zeitstrahl mit drei Stationen: Arbeitsbeginn, Fertigstellung als Leistungsdatum und Rechnungsdatum als Tag der Rechnungslegung, darüber die Klammer „ggf. mehrere Tage = Leistungszeitraum“, darunter der Hinweis: Pflichtangabe ist das Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum.

Das ist kein Bürokratie-Detail. Fehlt das Leistungsdatum oder stimmt es nicht, kann dein Kunde Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen. Und er meldet sich garantiert bei dir, wenn das Finanzamt nachfragt. Für die Frage, wie lange du dein Geld überhaupt noch einklagen kannst, zählt ebenfalls nicht das Rechnungsdatum, sondern wann die Forderung fällig war. Mehr dazu liest du im Artikel zu wann eine Rechnung verjährt.

Stellst du mehrere Termine eines Auftrags gebündelt in Rechnung, ist das eine Schlussrechnung. Wie du dabei bereits gestellte Teilrechnungen richtig abziehst, steht im Artikel zur Schlussrechnung für Elektriker.

Ab wann brauchst du zusätzlich die UID-Nummer deines Kunden?

Ab einem Rechnungsbetrag von 10.000 € brutto. Voraussetzung ist, dass du im Inland tätig bist und für ein Unternehmen fakturierst.

Diese Zusatzangabe kommt bei größeren Elektro-Installationsaufträgen schneller, als man denkt: Eine Verteiler-Erneuerung oder eine größere PV-Installation reicht oft schon. Die Bedingung ist laut USP.gv.at: Du als Leistender bist im Inland ansässig, und die Leistung geht an ein Unternehmen für dessen Betrieb. Fakturierst du an eine Privatperson, entfällt diese Pflicht unabhängig vom Betrag. Der Kunde hat schließlich keine UID-Nummer.

Musst du als Elektriker eine E-Rechnung ausstellen?

Nur wenn du direkt an eine Bundesdienststelle fakturierst. Bei privaten und gewerblichen Auftraggebern bleibt PDF oder Papier zulässig.

Seit 1. Jänner 2014 müssen Lieferanten und Dienstleister des Bundes ihre Rechnungen elektronisch strukturiert einreichen, etwa über e-Rechnung.gv.at oder das Unternehmensserviceportal. Für den Regelfall bei Elektrikern, also private Haushalte, Firmenkunden und Bauträger, gibt es keine E-Rechnungspflicht. Auch bei Aufträgen für Länder, Gemeinden oder Städte musst du laut USP.gv.at derzeit (Stand Juli 2026) keine E-Rechnung einbringen. Du kannst es freiwillig über dieselben Kanäle tun, verpflichtet bist du nur beim Bund.

Darfst du Skonto auf der Rechnung anbieten?

Ja, du darfst Skonto anbieten, Pflicht ist es nicht. Bietest du es an, müssen Prozentsatz und Frist klar auf der Rechnung stehen.

Skonto ist ein freiwilliger Nachlass für schnelle Zahler, kein Muss. Formulier es so, dass Kunde und deine Buchhaltung sofort wissen, woran sie sind, zum Beispiel: “2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst netto Kasse innerhalb von 30 Tagen.”

Nutzt dein Kunde das Skonto tatsächlich, ändert sich damit dein Entgelt. Laut § 16 Abs. 1 UStG 1994 berichtigst du dann deine Umsatzsteuer auf den geminderten Betrag, und dein Kunde muss seinen Vorsteuerabzug im selben Umfang kürzen. Für dich heißt das nur: den Skontoabzug sauber verbuchen, der Rest ergibt sich.

Was, wenn ein Auftrag mehrere Termine oder Teilzahlungen umfasst?

Du kannst Teilrechnungen stellen und am Ende eine Schlussrechnung. Die Schlussrechnung zieht alle bereits verrechneten Teilbeträge wieder ab.

Läuft ein Auftrag über mehrere Wochen oder Monate, musst du nicht bis zum Schluss warten, um Geld zu sehen. Eine Teil- oder Abschlagsrechnung nach einem größeren Zwischenschritt hält deine Liquidität im laufenden Betrieb. Am Ende fasst die Schlussrechnung den ganzen Auftrag zusammen und zieht die bereits gestellten Teilrechnungen wieder ab, Netto- und Steuerbetrag jeweils getrennt. Wie das konkret aussieht, liest du im Artikel zur Schlussrechnung für Elektriker.

Willst du dagegen schon vor Auftragsbeginn eine Vorauszahlung verrechnen, ist das keine Teilrechnung, sondern eine Akontorechnung. Den Unterschied und wann du sie einsetzt, liest du im Artikel zur Akontorechnung für Elektriker.

Was gilt bei Elektro-Bauleistungen für Reverse Charge?

Wenn dein Auftraggeber selbst mit der Bauleistung beauftragt ist. Dasselbe gilt, wenn er üblicherweise selbst Bauleistungen erbringt. In beiden Fällen schreibst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer, die Steuerschuld geht auf ihn über.

Das nennt sich Reverse Charge, die Umkehr der Steuerschuld: Nicht du führst die Umsatzsteuer ans Finanzamt ab, sondern dein Auftraggeber. Das betrifft dich als Elektriker vor allem, wenn du als Subunternehmer für einen Bau- oder Installationsbetrieb arbeitest. Grundlage ist der Übergang der Steuerschuld bei Bauleistungen (§ 19 Abs. 1a UStG 1994). Welche Arbeiten als Bauleistung zählen, was auf die Rechnung muss und was bei Kleinunternehmern gilt, liest du im eigenen Artikel dazu: Reverse Charge (§13b) bei Elektro-Bauleistungen.

Was ist ein Haftrücklass, und gehört er auf die Rechnung?

Ein Haftrücklass ist ein vereinbarter Sicherheitseinbehalt. Er gehört als Abzugsposten auf die Rechnung, ist aber keine gesetzliche Pflichtangabe.

Bei größeren Bauaufträgen behält der Auftraggeber oft einen Teil der Rechnungssumme als Sicherheit für spätere Mängel ein, bis die Gewährleistungsfrist vorbei ist oder du eine Bankgarantie vorlegst. Das ist Vertragssache, nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wichtig ist, dass Höhe und Bedingungen vorher schriftlich vereinbart sind und der Abzug auf der Rechnung nachvollziehbar ausgewiesen wird. Welche Prozentsätze üblich sind und wie lange dein Auftraggeber einbehalten darf, liest du im Artikel zu Haftrücklass & Deckungsrücklass erklärt.

Wie lange musst du deine Rechnungen aufbewahren, und wann verjähren sie?

Sieben Jahre aufbewahren. Einklagen kannst du eine unbezahlte Rechnung aber nur drei Jahre lang.

Für die Aufbewahrung von Rechnungen gilt die allgemeine Frist für Geschäftsunterlagen. Ob du eine offene Forderung überhaupt noch gerichtlich durchsetzen kannst, ist davon unabhängig und läuft nach der kurzen Verjährungsfrist für Werklohnforderungen. Wann diese Frist zu laufen beginnt, was sie unterbricht und was bei Zahlungsverzug zu tun ist, liest du im Detail im Artikel zu wann eine Rechnung verjährt.

Kurz & praktisch

Name und Anschrift beider Parteien

Menge und Bezeichnung der Leistung

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

Entgelt je Steuersatz, Steuerbetrag gesondert

Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto zusätzlich die UID des Kunden

Skonto nur mit Prozentsatz und Frist angeben, wenn du es gewährst

Eine Elektriker-Rechnung ist kein Hexenwerk, sobald du die Pflichtangaben einmal im Kopf hast. Die meisten Fehler passieren beim Leistungsdatum und bei den Sonderfällen: Teilrechnungen, Reverse Charge, Haftrücklass. Häng dich bei denen einmal genauer rein, dann läuft der Rest fast von selbst.

Und was vor der Rechnung kommt, liest du im Schwester-Artikel zum Angebot schreiben als Elektriker: was dich bindet, was reingehört und wann ein Kostenvoranschlag die bessere Wahl ist.